Przechowywanie dokumentów jest koniecznością w każdej firmie, niezależnie od tego, jakiego typu działalność prowadzi. Może być on podyktowany zarówno wymogami prawnymi, jak i koniecznością zabezpieczenia interesu firmy.
Księga przychodów i rozchodów, faktury sprzedażowe i kosztowe, potwierdzenia zapłaty, dokumenty związane z kasą fiskalną, dokumenty związane z podatkiem VAT (np. deklaracje oraz rejestry zakupów i sprzedaży środków trwałych oraz wyposażenia) czy umowy z pracownikami – to tylko niektóre z dokumentów, które muszą być przechowywane w przedsiębiorstwach. Zgodnie z artykułem 73 ustawy o rachunkowości, papierowe dowody księgowe, takie jak deklaracje podatkowe, polecenia księgowe, czy dokumenty kasowe można przechowywać w postaci elektronicznej, ale tylko po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego.
Tony papieru
O rosnącym problemie bardzo dużej liczby wydruków w przedsiębiorstwach mogą świadczyć choćby wyniki badań Instytut KPMG opublikowanych w ubiegłym roku na łamach raportu „Zachowania proekologiczne i poziom zdigitalizowania wśród pracowników biurowych”. Okazuje się, że 75% ankietowanych przyznało, że wykonywane przez nich wydruki są dla nich niezbędne i nie mogą z nich zrezygnować. Jak wynika z innego badania firmy KPM pt. „Wykorzystanie papieru przez pracujących Polaków”, przeciętny polski pracownik drukuje miesięcznie 650 stron A4 (to jest 1,3 ryzy). W ciągu roku pracownik wydrukuje więc aż 8 tysięcy stron! To daje 16 ryz papieru A4, mających łączną masę blisko 40 kg.
Jednocześnie, mimo wszechobecnej i coraz szerzej stosowanej w środowiskach firmowych digitalizacji, archiwizowanie dokumentów w formie elektronicznej nie jest pozbawione wad. Cyfrowe archiwum wymaga bowiem dokładniejszego nadzoru, aniżeli jego papierowy odpowiednik. Przede wszystkim trwałość nośników elektronicznych, na których przechowywane są dokumenty, z reguły nie jest dłuższa niż 10 lat. Poza tym, urządzenia takie jak dyski twarde czy pamięci flash nie są odporne na wstrząsy i uderzenia, na wilgoć ani na skrajnie wysoką lub niską temperaturę.
Zapanować nad chaosem
Powyższe badania są odzwierciedleniem rzeczywistości w bardzo wielu firmach w Polsce. Wielu właścicieli firm, bez względu na ich wielkość czy rodzaj prowadzonej działalności, prędzej czy później staje przed wyzwaniem zorganizowania przestrzeni roboczej, aby dosłownie nie utonąć w papierach. Niezależnie od tego, czy firma wprowadza i egzekwuje politykę ograniczającą ilość wydruków, wciąż nie jesteśmy w stanie całkowicie zrezygnować z przechowywania informacji w takiej formie. Kluczem staje się skuteczny system składowania dokumentów, folderów czy skoroszytów – w taki sposób, aby ułatwić potem dotarcie do ważnych informacji. Jeśli mamy to osiągnąć, potrzebne jest wypracowanie właściwych procedur oraz odpowiednie wyposażenie biura i archiwów.
Czym różni się przechowywanie dokumentów w zwykłej szafie od wykorzystania np. specjalnej szafy na akta? Przede wszystkim, jak wszystkie przedmioty specjalnego przeznaczeniem, meble tego typu posiadają szereg przydatnych funkcji. W przypadku szafy na akta czy też metalowej szafy na akta do takich udogodnień należy np. mechanizm zapobiegający przewróceniu, gdy szuflady są otwarte. Dostępne są również szafki depozytowe do sortowania poczty i dokumentów, wyposażone w przegrody, z których każda posiada oddzielne drzwi zamykane na zamek z dwoma kluczami. Oprócz tego, przegrody wyposażone są w otwory wrzutowe na korespondencję. W przypadku szaf biurowych o bardziej uniwersalnym zastosowaniu niebagatelne znaczenie mają takie rozwiązania, jak tace na dokumenty bądź akta, małe regały lub stojaki na broszury. Te wszystkie propozycje ma w swojej ofercie np. firma AJ Produkty.
Nawet w najnowocześniejszych biurach stosy dokumentów nadal rosną. Nie wszystkie dokumenty mogą być archiwizowane w formie elektronicznej, poza tym wiele osób jest po prostu przyzwyczajonych do pracy z wydrukami. Jeśli dodamy do tego różnego rodzaju akcesoria i przybory biurowe, urządzenia czy sprzęt, okazuje się, że utrzymanie porządku w biurze staje się sporym wyzwaniem. Jeśli firmie brakuje rozwiązań dotyczących przechowywania takich rzeczy, to prędzej, czy później pracowników zalewa powódź papierów. Dlatego warto wyposażyć biuro w odpowiednie meble służące do przechowywania dokumentów, niezależnie od egzekwowania polityki elektronicznego ich obiegu bądź archiwizowania jak największej ich ilości w postaci cyfrowej.