Jednym z istotniejszych obowiązków każdego podatnika, który posiada kasę fiskalną, jest dokonywanie nakazanego prawnie okresowego przeglądu kasy fiskalnej. Ponieważ obowiązek ten wynika bezpośrednio z obowiązujących aktualnie regulacji prawnych, jego niewypełnienie może skutkować konsekwencjami w postaci kary nałożonej przez organ kontrolujący – w przypadku kas rejestrujących jest to właściwy dla danego przedsiębiorcy Urząd Skarbowy. Poniżej prezentujemy najważniejsze informacje dotyczące przeglądów i serwisu kas fiskalnych w kontekście aktualnych regulacji prawnych.
Obowiązki przedsiębiorcy w świetle prawa
Zgodnie z zapisami zawartymi w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki z dnia 27 sierpnia 2013 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, obowiązkowego przeglądu technicznego kasy należy dokonywać nie rzadziej, niż co 2 lata. Wyjątkiem od tej zasady są urządzenia o zastosowaniu specjalnym, które są przeznaczone do ewidencjonowania obrotu przez firmy świadczące usługi przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami. W przypadku tego typu kas rejestrujących przegląd techniczny musi być dokonywany nie rzadziej, niż określają odrębne regulacje, dotyczące prawnej kontroli metrologicznej dla taksometrów używanych przez podatnika do współpracy z kasą. Należy jednak zauważyć, że niezależnie od wspomnianych przepisów szczegółowych terminy przeglądów nie mogą być rzadsze, niż co 25 miesięcy.
Warto pamiętać, że dwuletni termin przeglądu technicznego jest liczony od daty ostatniego przeglądu w przypadku kas już wcześniej serwisowanych, natomiast kasy i drukarki fiskalne, które są poddawane przeglądowi po raz pierwszy, muszą zostać przekazane do obowiązkowej kontroli nie później, niż na 2 lata od daty pierwszej fiskalizacji.
Co ważne, obowiązek zgłaszania kasy do przeglądu leży w całości po stronie przedsiębiorcy używającego danego urządzenia lub urządzeń. Aby przegląd został dokonany, podatnik musi zgłosić taką chęć do podmiotu prowadzącego serwis główny albo do jednego z podmiotów prowadzących serwis kas fiskalnych.
Istotne jest także, że podmiot sprzedający kasę fiskalną ma ustawowy obowiązek przekazania kupującemu przedsiębiorcy aktualnego wykazu uprawnionych podmiotów świadczących usługi serwisowe urządzeń fiskalnych dla danego typu kasy. Obowiązek ten wynika z regulacji zawartych w Ustawie z dnia 11 marca 2004 o podatku od towarów i usług (znanej powszechnie jako Ustawa o VAT).
W ramach obowiązkowego przeglądu technicznego kasy przez uprawnionego do tego serwisanta dokonywane są następujące czynności:
-
sprawdzenie stanu plomb (zarówno na obudowie kasy, jak i tych znajdujących się na module fiskalnym – z tym drugim przypadkiem mamy do czynienia w odniesieniu do drukarek fiskalnych), a także ich zgodności z zapisami znajdującymi się w książce serwisowej kasy;
-
sprawdzenie stanu obudowy kasy;
-
kontrola czytelności dokumentów drukowanych przez serwisowaną kasę;
-
sprawdzenie programu pracy kasy oraz programu archiwizującego (wraz z weryfikacją zgodności z zapisami w książce serwisowej kasy);
-
sprawdzenie poprawności działania kasy oraz wyświetlacza klienta;
-
weryfikacja stanu pamięci fiskalnej i modułu fiskalnego w zakresie zgodności z dokumentacją serwisową;
-
sprawdzenie stanu technicznego baterii wewnętrznego zasilania lub akumulatorów kasy;
-
wpis wyniku przeglądu technicznego do książki kasy;
-
sporządzenie i dołączenie do książki serwisowej kasy zaleceń pokontrolnych, a także kopii dokumentu potwierdzającego wykonanie przeglądu technicznego.
Warto mieć na uwadze, że choć przedsiębiorca ma możliwość zawiesić swoją działalność (maksymalny okres zawieszenia wynosi 24 miesiące), to nie traci w tym czasie prawa do użytkowania kasy fiskalnej i nie musi dokonywać jej likwidacji. W praktyce oznacza to, że jeśli termin przeglądu technicznego danej kasy fiskalnej przypada w okresie zawieszenia działalności, to przedsiębiorca nadal jest zobligowany prawnie do dokonania przeglądu technicznego. Niedopełnienie tego obowiązku i brak przeglądu w wymaganym terminie może zakończyć się wyciągnięciem wobec przedsiębiorcy odpowiednich sankcji prawnych.
Trzeba dodać, że koszt serwisu kasy fiskalnej może być bardzo wysoki, jeśli została ona zakupiona w sposób nie do końca przemyślany – po fiskalizacji kasy może ją naprawiać i serwisować wyłącznie firma, która kasę ufiskalniła (na terenie Krakowa i okolic dobrą ofertę cenową zarówno w zakresie serwisu, jak i zakupu urządzeń fiskalnych dowolnego typu posiada firma fiskalline.pl). Zmiana miejsca serwisowania kasy, choć możliwa, może się wiązać z dodatkowymi kosztami, ponieważ każdy producent indywidualnie ustala cenę przejścia do innego serwisu.
Co to jest moduł fiskalny?
Definicja prawna modułu fiskalnego określa go jako „urządzenie ewidencjonujące obrót i wyliczające kwoty podatku, a także sterujące w jednoznaczny sposób wydrukiem wszystkich dokumentów drukowanych przez kasę oraz wyświetlaczem kasy”. W praktyce modułem fiskalnym kasy jest jej płyta główna wraz z umieszczonymi na niej podzespołami (zegar czasu rzeczywistego, pamięć operacyjna RAM, pamięć stała ROM zawierająca firmware kasy oraz mikroprocesor). Szczególnie ważną rolę pełni w module fiskalnym mikroprocesor, który jest odpowiedzialny za drukowanie dokumentów fiskalnych przez kasę oraz za zapis dobowych raportów fiskalnych w pamięci fiskalnej.
W tym kontekście należy zauważyć, że pamięć fiskalna (często błędnie nazywana modułem fiskalnym) to we współczesnych kasach „urządzenie zawierające elektroniczny nośnik danych, umożliwiające jednokrotny, niezmienialny zapis danych pod kontrolą programu pracy kasy, które są nieusuwalne bez zniszczenia samego urządzenia, oraz wielokrotny odczyt tych danych”. W nowoczesnych konstrukcjach zazwyczaj stosowane są zabezpieczone sprzętowo albo programowo niekasowalne pamięci typu flash. Pamięć fiskalna ma ograniczoną pojemność, lecz nie mniejszą, niż 1830 rekordów, co wystarcza na 5 lat pracy i tworzenia raportów dobowych.
Wymiana modułu a przegląd i serwis urządzeń fiskalnych
Należy pamiętać, że każdorazowa wymiana modułu fiskalnego kasy i ponowna fiskalizacja urządzenia oznacza, iż bieg poprzedniego przeglądu technicznego zostaje przerwany. Co istotne, obowiązkowego przeglądu technicznego kasy z wymienionym modułem fiskalnym należy dokonać nie później, niż w okresie do 2 lat od dnia wymiany modułu. Jest to oficjalna interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie (sygn. IPPP2/443-1391/13-2/JW).
Co grozi za brak serwisu urządzeń fiskalnych?
Każdy podatnik, który skorzystał z możliwości odliczenia 90% wartości zakupu kasy (do kwoty 700 zł), musi zwrócić uzyskaną ulgę, jeśli w okresie 3 lat od rozpoczęcia ewidencjonowania przestanie używać zakupionej kasy lub nie dopełni obowiązku dokonania zgłoszenia kasy do przeglądu technicznego w przewidzianym ustawowo terminie.
Ponadto poważne sankcje, przewidziane przez art. 61 Kodeksu karnego skarbowego, grożą każdemu przedsiębiorcy, który nie dopełnia ustawowego obowiązku zgłoszenia posiadanych i wykorzystywanych kas fiskalnych do okresowego przeglądu technicznego. Jest to traktowane jako nierzetelne prowadzenie księgi, które jest zagrożone karą grzywny za popełnienie wykroczenia skarbowego.